Schäfer IT-Consultant

„Ich werde noch einmal blöde mit dem Scheißding… ich hab hier vorm Donnerstag – das geht nicht, wie funktioniert denn die Scheiße hier…“ Wie dieser Dialog zu Ende geht können Sie sich in dem folgenden Video anhören…

Für unseren Support soll ein einfaches Ticket System her, mit dem Serviceanfragen erfasst, verfolgt und Servicezeiten dokumentiert werden können. Und das geht mit SharePoint 2010 mit wenigen Klicks. Im Handumdrehen sind die benötigten Listen erstellt und die benötigten Anpassungen vorgenommen.

Nun unser freundlicher Sachse hat ein Problem und aus Problemen entstehen Serviceanfragen. Und nach dem sich auch in unserer Firma solche oder so ähnliche Serviceanfragen häufen mache ich mich ans Werk, ein einfaches und effektives System für solche Serviceanfragen zu bauen.

Als erstes benötige ich eine Liste, in der die Anfragen erfasst werden können und alle wichtigen Daten für die Bearbeitung auf einen Blick vorhanden sind. Für den Anfang beschränke ich mich auf die Wirklich wesentlichen Informationen. Ich kenne die Dokumentationswut meines Kollegen und will daher die ganze Angelegenheit nicht zu kompliziert machen. Je geringer die Einstiegshürde, desto höher ist die Akzeptanz bei denen, die damit später auch arbeiten sollen. Ich klicke also in meiner SharePoint-Seite auf Webseiteaktionen / Weitere Optionen..

Im Dialogfenster „Erstellen“ wähle ich „Filtern nach: Liste“ aus. Hier wird mir eine Reihe von Listenvorlagen angezeigt. Für unsere Serviceanfragenliste wähle ich „Problemverfolgung“ –aus Problemen werden Serviceanfragen – und vergebe rechts den Namen „Serviceanfragen“. Jetzt muss ich nur noch auf Erstellen klicken.

Meine Liste ist nun in groben fertig. Ein paar kleine Anpassungen müssen aber doch noch gemacht werden.

Jede Serviceanfrage muss einem Kunden zugeordnet werden. Die entsprechenden Daten befinden sich in unserem Warenwirtschaftssystem. Die Anbindung über den Business Data Catalog habe ich schon mit dem SharePoint Designer eingerichtet. Alternativ kann auch für die Kunden eine eigene Liste verwendet werden. Eine passende Listenvorlage wäre zum Beispiel Kontakte. Um ein Feld für die Kunden in meine Serviceanfragenliste einzufügen, klicke ich auf Liste->Listeneinstellungen.

Unter den Webseitspalten klicke ich auf „Spalte erstellen“, vergebe der neuen Spalte einen Namen und wähle als Spaltentyp externe Daten aus.

Rechts neben dem Feld Externer Inhaltstyp klicke ich auf das rechte Symbol für „externen Inhaltstyp auswählen“ um das entsprechende Dialogfenster zu öffnen

Hier wähle ich die JTL-Wawi Datenbank eazybusiness aus, in der unsere Kundeninformationen gespeichert sind, und bestätige die Auswahl mit „OK“

Als Spalte wähle ich Firma aus und als zusätzliche Felder können noch Name und Vorname ausgewählt werden.

Ich kann den Dialog mit „OK“ beenden und habe nun eine neue Websitespalte erstellt. Nun noch schnell die Spaltensortierung anpassen und die Liste für die Serviceanfragen ist einmal fertig.

Zu jeder Serviceanfrage sollen die Arbeitszeiten der Techniker mit den Informationen zu Ihren Arbeiten in einer Liste gespeichert werden. Zu diesem Zweck habe ich eine neue benutzerdefinierte Liste angelegt und Felder für Serviceanfrage (nachschlagen), Anfangsdatum, Enddatum und Bemerkungen hinzugefügt. Das Feld Serviceanfrage ist hier sehr wichtig, um die Zuordnung zu den einzelnen Serviceanfragen herzustellen. Anfangsdatum und Enddatum sind Datumsfelder die Datum und Uhrzeit speichern. „Bemerkungen“ ist ein mehrzeiliges Textfeld um genügend Platz für Inhalte zu bieten. Jetzt muss ich morgen nur noch ein paar Ansichten generieren und die einzelnen Webparts an der richtigen Stelle auf der Technikseite platzieren. Wie ich das gemacht habe schreibe ich beim nächsten Mal.